Carsten Lund  Økonomihuset.En af de vigtigste beslutninger omkring din virksomhed.

Ofte udvikler ens virksomhed sig og pludselig opdager du, at der er brug for en gruppe af professionelle mennesker omkring dig til at bære din virksomhed videre. Så er det ved at være tiden til enten et advisory board eller en egentlig bestyrelse. Hvordan gøres det korrekt og professionelt? Og skal jeg vælge et advisory board eller bestyrelse?

 Ovenstående vil du få svar på i denne artikel. Først er det vigtigt at kende forskel på de to begreber. Når der etableres et advisory board er det normalt ansvarsløst og ulønnet. Det skal kunne være et rådgivningspanel til din virksomhed og dermed være rådgivende omkring de emner, som du har fundet relevante for din virksomheds fortsatte udvikling. Advisory board har ikke indflydelse på den endelige beslutning, der træffes i virksomheden. Derfor består de ofte af et rådgiverpanel inden for den kompetenceområder, som de besidder og der er brug for i virksomheden. De fleste mindre virksomheder starter med et advisory board. Det kan også sagtens bruges af enkeltmandsvirksomheder, så det kræver ikke en egentlig selskabsform.

Målet er, at de mennesker som sidder i et advisory board eller bestyrelse har nogle kompetencer, som kan bringe virksomheder videre mod sine mål. Hvis det er en bestyrelse bliver de juridisk ansvarlige uagtet om det er lønnet eller ej. Iflg. Selskabsloven §115 er det en bestyrelses ansvar at sørge for strategien samt have opsyn med risici og økonomien. Derfor er de indover alle vigtige beslutninger i virksomhedens færden og skal have den fulde indsigt.

 

Hvornår skal du etablere en bestyrelse?

Der findes ikke et endegyldigt svar på dette. Dog skal du som virksomhedsejer være opmærksom på de punkter, hvor det kan være, at udviklingen er stagnerende og du ikke kan komme videre med din virksomhed. Der har du nået et punkt, hvor det er en overvejelse værd. Det er her, at den rigtige sparring kan få virksomheden videre til nogle nye niveauer. Det kunne også være, når du vil købe en konkurrent eller sælge andele af din virksomhed. Det vigtigste er nok, at du er klar til at modtage sparring og vil lytte til den og udføre den, for ellers er det spild af kræfter og tid. Det er viden, som bliver stillet til din rådighed og det kan bringe virksomheden til nye højder. Er du klar til det?

Netop dette er en af de typiske grunde til, at et advisory board eller bestyrelse ikke bliver etableret. Som virksomhedsejer er det ofte drivkraften i det at være selvstændig, store frihedsgrader, indflydelse og bestemmelse om alt, som gør, at du er selvstændig. Det er vigtigt, at du kan give slip på nogle af de ting, så du i det mindste har lyst til at lytte til de velmenende råd i et advisory board eller efterleve de beslutninger, som din bestyrelse har truffet. Her er du nødt til at følge beslutningerne og være tro mod dem, uagtet om du kan lide dem eller ej. Dog bestemmer vi trods alt som ejere selv. Har vi ret i vores syn på tingene, kan det også være en god udfordring at overbevise ens advisory board eller bestyrelse om, at det er korrekt.  Kan du overbevise dem, kan du også overbevise andre. Dermed begynder der at være det modspil, som der skal være i et advisory board eller bestyrelse.

 

Optimal sammensætning af advisory board eller bestyrelse

Du skal have de kompetencer, som mangler i din virksomhed. Det skal styrke virksomheden. Derfor er det vigtigt at kigge på behovet i virksomheden fremover. Mangler der kompetencer til salg, juridisk bistand, nye markeder, eksport, nye produkter, udvikling af strategi, ledelsesmæssige udfordringer, økonomisk rådgivning. Ofte er det økonomiske en overset faktor i et advisory board eller bestyrelse. Det er et af de områder, hvor der findes flest lommefilosoffer. Alle har en holdning til økonomien og udviklingen af denne i virksomheden. Dog er det også her meget vigtigt med de korrekte kompetencer, da ikke to virksomheder er ens og dermed er den økonomiske rådgivning og behov også forskellig.

Udarbejd eventuelt en SWOT analyse på din virksomhed og få på denne måde afdækket, hvad der mangler af kompetencer for at kunne modstå den fremtid, virksomheden står overfor. Dette giver også et billede af, at en bestyrelse ikke er en samling af personer, som der lige er brug for et kort øjeblik. De skal bidrage vedvarende og i længere tid med deres kompetencer. Hvis der er brug for rådgivning af kortere karakter, kunne det overvejes med f.eks. fokusgruppe interview.

Så totalt set bør advisory board eller bestyrelsen være sat sammen, så de hjælper med de langsigtede strategiske tiltag. Meget af det man ofte drømmer om at gøre som virksomhedsejer, men som ofte ikke nås grundet driften.

 

Hvad bestemmer advisory board eller bestyrelsen?

Bestyrelsen er fuldt ud ansvarlig, derfor skal de også have ansvar og medbestemmelse. Bestyrelsen har ansvaret for det strategiske rent ledelsesmæssigt, hvor det er direktøren/direktionen, som har mere den operationelle ledelse/ansvar. Det er derfor også bydende nødvendigt, at der er et godt samarbejde mellem den valgte bestyrelse og ledelsen i virksomheden. Lyt til bestyrelsen og sørg for at udføre de ting, som der bliver aftalt på bestyrelsesmøderne. Skulle der opstå for meget uenighed, bør bestyrelsen skiftes på en generalforsamling.

Advisory boardet kan fungere på nøjagtig samme måde som bestyrelsen. Det kan startes med nogle frivillige kræfter, dog vil det være anbefalingsværdigt, at der kommer noget honorering i spil til dem. Alene af den årsag, at det er nemmere at kræve noget af dem, så indkaldte møder bliver overholdt og medlemmerne vil lægge noget egentligt arbejde i det. Når de begynder at udøve noget ledelsesmæssigt arbejde/rådgivning, får de et ledelsesmæssigt ansvar med deraf følgende ansvar for, at virksomheden drives forsvarligt. Det sker allerede ved f.eks. forhandlinger af vilkår i banken. Husk altid at føre forhandlingsprotokol også kendt som et referat.

 

Hvilke kandidater skal du vælge?

Du skal vælge advisory board/bestyrelse med baggrund i de kompetencer, som virksomheden mangler for at kunne komme videre i sin udvikling. Derfor er det sjældent godt med familien, venner eller lignende løsninger. Så første rigtigt skridt er at omgås med professionelle medlemmer, som netop kan tilføre de kompetencer, som virksomheden mangler. Der kan gå for meget ”hygge-klub” eller ”rødvinsklub” i det, og det fører ikke rigtigt til andet, end det nok er meget hyggeligt. Vælg også et advisory board/bestyrelse, som tør være ærlig. Der må ikke være skjulte dagsordner eller andet i det rådgivende organ. Det tager simpelthen livet af virksomheden, hvis der bliver for mange usagte ting, konflikter eller lignende. Der er det vigtigt, at du som ejer af virksomheden tør tage også de upopulære debatter, træde i handling. Det samme skal gælde advisory board/bestyrelsen. Så undlad pleasere.

 

Hvad koster det at få en bestyrelse? 

De fleste starter helt forfra, når det skal etableres. Det er vigtigt at gøre det ordentligt fra starten, så arbejdet foregår dels professionelt fra starten og dermed giver det til virksomheden, som er planen. De fleste undersøgelser viser, at de bedst performende bestyrelser er dem, som startes korrekt og med professionelle deltagere og ikke familie eller venner. Find evt. en person, som har kendskab til advisory board/bestyrelsesarbejde, da dette vil skabe det bedste grundlag for at komme godt i gang.

Typisk kan afregning være i form af en andel i virksomheden eller en egentlig løn. Den løsning, som er bedst af de to afhænger helt af ejeren, planerne for fremtiden, hvilken indflydelse advisory board/bestyrelsen skal have på virksomheden. Det er klart, at ejerandele giver en større indflydelse i virksomheden og kan også give en større interesse, da desto bedre resultater, der skabes desto højere honorar. Forvent omkring kr. 125 – 175.000,00 om året for en mindre virksomhed. Hvis det er et advisory board/bestyrelse af den korrekte støbning, er de penge givet godt ud, da det gerne skulle kunne ses i regnskabet direkte og dermed vil omkostningen hurtigt være tjent hjem.

 

Størrelsen på advisory board/bestyrelsen

Kun ved A/S selskabsform er der egentlig krav til bestyrelsen. Vær altid mindst 3 og så ellers tage ind, så der løbende er tale om et ulige antal. Overvej altid størrelsen på din virksomhed ifht. størrelsen af advisory board/bestyrelse. Hav aldrig så mange siddende, at der ikke kan debatteres ordentligt, så undgå også for store advisory board/bestyrelse.

 

Hvad gør man med den praktiske drift af bestyrelsen?

Møderne i advisory board/bestyrelsen bør foregå mindst 6 – 8 gange årligt. Hvis der er ekstraordinære situationer i virksomheden kan der være behov for hyppigere møder. Det skal aftales i de enkelte tilfælde. Når der startes et helt nyt advisory board/bestyrelse, vil det være godt at mødes oftere i starten indtil medlemmerne kender hinanden bedre. Start meget gerne med en præsentation bordet rundt, del CV, så hvert enkelt medlem kender de andre. Det er også vigtigt, at præsentationen giver indtryk af, hvilke kompetencer den enkelte skal bidrage med, så der er klarhed over dette i gruppen.

Der skal altid være dagsorden for møderne, så de bliver effektive. Vigtigt er også, at der udarbejdes et årshjul for virksomheden, så det sikres, at alle områder i virksomhedens cyklus bliver berørt over året. Det vil klart her være en fordel, hvis formanden har en vis erfaring med en formands arbejde. Et advisory board/bestyrelse må ikke gå i drift, da hovedformålet med selve advisory board/bestyrelse ikke vil give det rigtige output, hvis de går i drift.

Søg altid professionel rådgivning, når du vil have et advisory board eller bestyrelse. Det er yderst vigtigt, at det bliver gjort korrekt. Dermed vil du kunne få flyttet din virksomhed til nye niveauer.